ResourceSpace-Pilot: Ein DAM, das nicht nur Dateien verwaltet, sondern Arbeit sichtbar macht

Ein Bildungsmedienverlag mit PIM, MAM, vielen Zusatzmaterialien und einer zentralen Excel-Datei, die immer wichtiger wurde und gleichzeitig immer schwerer zu pflegen war. Der Kunde suchte schon länger nach einem passenden DAM-System. Gefunden hatte er bisher keines, das wirklich zur eigenen Arbeitsweise passte.

Wir entwickelten auf Basis von ResourceSpace einen Pilot, der genau diese Arbeitslogik sichtbar macht: Zusatzmaterialien werden nicht nur abgelegt, sondern mit Bestellnummern, Mediencodes, redaktionellen Zuordnungen und Exporten verbunden.

Der Kunde hatte kein zentrales DAM. Es gab ein PIM für Produktdaten, ein MAM für Mediendateien und viele Zusatzmaterialien, die über verschiedene Systeme, Ordner und Arbeitsstände verteilt lagen.

Was die tägliche Arbeit zusammenhielt, war eine manuell gepflegte Excel-Datei.

Darin standen die Verknüpfungen, die im redaktionellen Alltag entscheidend sind: Welche Zusatzmaterialien gehören zu welcher Bestellnummer? Welche Mediencodes führen wohin? Welche Materialien erscheinen an welcher Stelle im Buch oder auf der Website? Welche Benennung, Iconnummer oder Platzierung gilt für welchen Kontext?

Diese Excel-Datei war wichtig. Aber sie war kein System.

Sie musste manuell gepflegt werden, war schwer zu überblicken und wurde mit jedem Titel, jedem Mediencode und jedem neuen Zusatzmaterial komplexer. Gleichzeitig war klar: Ein klassisches DAM von der Stange löst dieses Problem nicht automatisch. Der Kunde hatte schon länger nach einer passenden Lösung gesucht, aber keine gefunden, die die eigene Produkt- und Mediencode-Logik wirklich abbilden konnte.

Viele DAM-Systeme können Dateien verwalten. Sie können Metadaten speichern, Vorschauen erzeugen und Assets auffindbar machen.

Aber hier ging es um mehr.

Ein Zusatzmaterial ist nicht nur eine Datei. Es steht in Beziehung zu einem Produkt, zu einer Bestellnummer, zu einem Mediencode, zu einer Stelle im Buch, zu einer Darstellung auf der Website und manchmal zu mehreren Kontexten gleichzeitig.

Genau diese Beziehungen waren der eigentliche Kern der Arbeit.

Im ersten Kennenlerntermin wurde schnell klar: Der Kunde suchte nicht einfach Speicherplatz für Materialien. Er suchte eine Lösung, die die bestehende Arbeitslogik versteht und sie übersichtlicher, belastbarer und skalierbarer macht.

Nach dem ersten Gespräch bekamen wir den Anforderungskatalog. Statt ihn nur als Featureliste abzuarbeiten, haben wir ihn fachlich geprüft: Wo entstehen heute Reibungsverluste? Welche Arbeitsschritte kosten Zeit? Wo wird doppelt gepflegt? Wo gehen Informationen verloren? Und welche Modellierung hilft dem Kunden wirklich weiter?

Der zweite Termin war bereits als Arbeits- und Modellierungstermin vorbereitet. Auf Basis des Anforderungskatalogs haben wir den Ist-Zustand, die Pain Points und ein mögliches Zielbild strukturiert.

Dabei wurde gemeinsam mit dem Kunden deutlich: Der größte Hebel liegt nicht nur darin, Zusatzmaterialien in ein DAM zu bringen. Der größere Hebel liegt darin, die Bestellnummern- und Mediencode-Verknüpfungen verständlich und pflegbar abzubilden.

Unser Vorschlag war deshalb: ResourceSpace als solide DAM-Basis nutzen, aber die fachliche Modellierung individuell bauen. Nicht ein Standard-DAM verbiegen, sondern eine Lösung schaffen, die zur tatsächlichen Arbeitsweise passt.

Aus der ursprünglichen Suche nach einem DAM wurde eine präzisere Frage:

Wie kann ein System zur Single Source of Truth für Zusatzmaterialien, Bestellnummern, Mediencodes und redaktionelle Zuordnungen werden?

Diese Verschiebung war entscheidend. Denn dadurch ging es nicht mehr nur um Uploads, Metadaten und Suche. Es ging um ein Arbeitsmodell, das die manuell gepflegten Excel-Strukturen schrittweise ablösen kann.

ResourceSpace bringt viele DAM-Grundlagen bereits mit: Assets, Ressourcentypen, Metadaten, Vorschauen, Suche, Rechte und Sammlungen.

Darauf haben wir eine kundenspezifische Struktur vorgeschlagen:

Bestellnummern bilden die Produktebene. Darunter liegen Mediencodes. Zusatzmaterialien werden diesen Mediencodes zugeordnet. Die Informationen, die heute in Excel gepflegt werden, werden künftig direkt an dieser Zuordnung gespeichert: Kategorie, Kapitelnummer, Iconnummer, Benennungen, Platzierungen, Anmerkungen und weitere Attribute.

Damit entsteht genau das, was vorher fehlte: nicht nur eine Asset-Ablage, sondern ein verständliches Modell der redaktionellen Verwendung.

Der Kunde suchte schon länger nach einer Lösung. Deshalb war unser Ziel nicht, monatelang theoretisch zu planen.

Wir wollten in kurzer Zeit sichtbar machen, ob der Ansatz trägt.

Gemeinsam wurde entschieden, einen Piloten zu entwickeln. Der Zeitraum: ein Monat. Das Ziel: eine greifbare Entscheidungsgrundlage, mit der der Kunde intern Rückmeldung einholen kann.

Der Pilot sollte zeigen, wie Zusatzmaterialien, Bestellnummern, Mediencodes und Exporte in ResourceSpace zusammenfinden können. Nicht vollständig bis ins letzte Detail ausgebaut, aber konkret genug, damit der Kunde beurteilen kann: Hilft uns das wirklich bei der Arbeit?

Der Kunde suchte schon länger nach einer Lösung. Deshalb war unser Ziel nicht, monatelang theoretisch zu planen.

Wir wollten in kurzer Zeit sichtbar machen, ob der Ansatz trägt.

Gemeinsam wurde entschieden, einen Piloten zu entwickeln. Der Zeitraum: ein Monat. Das Ziel: eine greifbare Entscheidungsgrundlage, mit der der Kunde intern Rückmeldung einholen kann.

Der Pilot sollte zeigen, wie Zusatzmaterialien, Bestellnummern, Mediencodes und Exporte in ResourceSpace zusammenfinden können. Nicht vollständig bis ins letzte Detail ausgebaut, aber konkret genug, damit der Kunde beurteilen kann: Hilft uns das wirklich bei der Arbeit?

Ein zentraler Punkt blieb die Weitergabe der Daten.

Die Excel-Datei verschwindet nicht einfach, weil nachgelagerte Prozesse weiterhin Tabellen brauchen. Aber sie muss nicht mehr manuell die Quelle der Wahrheit sein.

Die Idee des Piloten: ResourceSpace wird zur Single Source of Truth. Die benötigten Tabellen werden daraus erzeugt.

So können die Informationen weiterhin in der gewohnten Form weitergegeben werden, aber ihre Pflege findet an der richtigen Stelle statt: direkt am Asset, direkt am Mediencode, direkt im Produktkontext.

Nach einem Monat stand ein Pilot, den der Kunde intern vorstellen kann.

Er zeigt, wie ResourceSpace als DAM-Basis genutzt werden kann, ohne die fachlichen Anforderungen des Kunden in ein starres Standardsystem zu pressen. Zusatzmaterialien werden nicht nur abgelegt, sondern mit Bestellnummern und Mediencodes verbunden. Die bisher manuell gepflegten Excel-Informationen werden im DAM strukturiert abgebildet und können perspektivisch automatisch exportiert werden.

Für den Kunden ist das mehr als ein technischer Prototyp. Es ist eine Entscheidungsgrundlage.

Nach langer Suche nach einem passenden DAM gibt es nun einen konkreten Weg: ein System, das die bestehende Arbeitsrealität ernst nimmt, die unübersichtliche Excel-Pflege reduziert und Schritt für Schritt zu einer zentralen Quelle für Zusatzmaterialien, Verknüpfungen und Exporte werden kann.